Организиране на бизнес срещи, конференции и събития
Срещата очи в очи с Вашите настоящи или бъдещи бизнес партньори ще помогне на посланията Ви да се възприемат по-добре и да окажат по-голямо въздействие, отколкото изпратени по пощата или и-мейл? Така имате възможност да излезете от сянката на виртуалния образ, който най-вероятно сте си създали до този момент и да изградите пълнокръвен и цялостен облик на Вас, Вашия екип и фирмата, която ръководите. Разбира се, директният контакт изисква повече време и средства за организацията на събитието, което обаче ще Ви се отплати многократно в сравнение с друг вид комуникация. Гостите Ви ще се почувстват поласкани от поканата и вниманието, което им оказвате и същевременно ще им даде възможност самите те да разширят мрежата си от бизнес и социални контакти.
Ако не разполагате във Вашата фирма с човек, на когото можете изцяло да се доверите и да възложите организирането на всички дейности и подробности на събитието, то по-добре е да помислите за наемането на фирма, която е специализирана именно в организирането на такъв род събития. Дори и да се възползвате от услугите на такава фирма, Вие ще трябва да вземете участие в организацията, давайки точни инструкции за целта на събитието, целевата група, изискванията Ви за вида и протичането на отделните етапи и резултата, който очаквате да постигнете. След като уговорите първоначалните подробности е хубаво да определите междинни контролни срещи, за да сте сигурни, че всичко върви както сте го планирали и навреме. Не Ви съветваме обаче да изземате изцяло функцията на професионалните организатори от агенцияга, а да се вслушате в тяхното мнение и експертиза. Част от дейностите, за които агенцията следва да се погрижи са: изработване на програма и сценарий за събитието, подготвяне и изпращане на покани, провеждане на телефонни разговори за потвърждаване на присъствие, технически и организационен мениджмънт преди и по време на събитието, подготвяне на информационни материали, осигуряване на публичност, мониторинг и оценка на резултатите.
Ако сте решили да направите нещо смело, ексцентрично и оригинално, не се страхувайте да споделите Вашите идеи с агенцията, която възнамерявате да наемете. Ще се изненадате какво удоволствие ще им достави да развихрят въображението си и да сътворят за Вас нещо наистина уникално.