Архивиране на документи

Архивирането на документи има за цел тяхното запазване в идентичен вид; съхранение в място, позволяващо достъпа до тях по всяко време и предпазването им от разрушителното действие на околната среда-влажност, температура, биовредители.

В страната архивното дело е развито в достатъчна степен, за да са изпълнени горните изисквания. Архивната дейност има като основна задача съхранението и управлението на всички видове документи, постъпили от държавни, общински и обществени институции, вкл. и банкови. Изградената мрежа от архивни служби на територията на страната успешно изпълнява предназначението си. Редът на постъпване на документи, тяхното разпределение и индексиране е строг и осигурява яснота в съхранените архиви. За не малка част от документите, постъпили в архива не е необходимо да се запазват неограничено дълго време. След като измине определен срок, те губят значимостта си и могат да бъдат унищожени. Срокът за запазването им се определя от органите, които са ги създали, както може да е също и от действащи законови разпоредби.

Затова архивните служби са натоварени и с тази задача - унищожаване на документи. Това става в строг ред, като се използват специални машини.

С развитието на техниката, електрониката навлезе и в сферата на архивите.Стана възможно съдържанието на документите да се прехвърли от хартиен на оптичен, електронен или магнитен носител. Това доведе до минимализация на съхраняването, до по-голяма сигурност и защита от външни действия и до по-лесен достъп. На някои места се пристъпи  към дигитализация на хартиените архиви, т.е. електронно архивиране.

По своята същност това е процес на сканиране на документите и поставянето им в електронен формат като TIFF, PDF, който се съхранява върху файлов сървър.

Електронното архивиране, дигитализацията на документи дава необятни възможности на архивната дейност за сигурността и достъпността на всички видове архивни документи.